Elämän käännekohtia on ilo juhlistaa yhdessä läheisten kanssa. Toisinaan oman kodin neliömäärä ei kuitenkaan riitä haluttuun vierasmäärään, tai juhlien järjestäminen kotona koetaan muuten epäkäytännöllisenä.

Ravintola tai muu vuokrattava juhlatila voi tarjota tunnelmalliset puitteet niin suureen kuin pienempäänkin juhlaan. Kun juhlia halutaan viettää kodin ulkopuolella, on kuitenkin muutamia käytännön asioita, jotka olisi hyvä huomioida heti suunnitteluvaiheessa. Jo tilaisuuden luonne sanelee järjestelyiden osalta paljon. 

– Pyydän aina asiakasta ensin miettimään, mitä siltä tilaisuudelta haluaa ja mitä ei missään nimessä halua. Jos on vaikka syntymäpäiväjuhla, minkä tyylinen juhla niistä halutaan ja mitä siellä halutaan tapahtuvan? Sen ympärille lähdetään rakentamaan, kertoo hää- ja juhlasuunnittelija Eija Holmberg-Lehto. Hän on toiminut juhlasuunnittelun parissa vuodesta 2007 lähtien ja kirjoittanut aiheesta myös kirjan Unohtumattomat häät sekä Tapahtumajärjestäjän oppaan.

Useimmille meistä juhlien järjestäminen ei ole kuitenkaan jokapäiväistä hommaa. Holmberg-Lehto vinkkaa netistä löytyvän erilaisia muistilistoja avuksi juhlasuunnittelun aloittamiseen.

– Kannattaa ehdottomasti ottaa sellainen avuksi. Niitä asioita on kuitenkin yllättävän paljon. Kuulen asiakkailta usein, että enpä olisi tuollaista osannut ottaa ajatelleeksi.

Juhlan luonne ja vierasmäärä ohjaa juhlatilan valintaa 

Juhlan luonne määrittelee Holmberg-Lehdon mukaan sen, millainen juhlatila siihen soveltuisi – halutaanko huvilaa, juhlasalia tai kenties hallia? Toinen tärkeä tekijä on kaavailtu vierasmäärä. Hän neuvoo noudattamaan juhlatilojen ilmoitettua henkilömitoitusta. Jos tila on siis tarkoitettu 50 henkilölle, sinne ei kannata yrittää tunkea 70 vierasta. 

– Liian pieni on epämukavaa kaikille, ja liian iso tuntuu hallilta eikä siellä tavoiteta ehkä sitä kivaa intiimiä tunnelmaa, jota halutaan.

Holmberg-Lehto kehottaa miettimään myös tilan saavutettavuutta: onnistuuko paikalle kulku julkisilla liikennevälineillä, onko pysäköintipaikkoja riittävästi ja pääsevätkö esimerkiksi liikuntarajoitteisetkin tilaan. Näiden ohella juhlalle kaavailtu ohjelma asettaa omat vaatimuksensa juhlatilalle. 

– Jos siellä syödään, onko siihen ruuan valmistukseen ja tarjoiluun tarvittavat tilat, millainen keittiö on, millaiset ovat kylmäsäilytystilat, hän luettelee. 

– Jos on tarkoitus tanssia, siihen tarvitaan tila, ja jos tiedossa on puheita, sitä varten tarvitaan välineet. 

Hyvä apu ovat netissä olevat hakukoneet, joista voi etsiä sopivaa juhlatilaa eri kriteereillä: mikä on aiottu henkilömäärä, saako järjestäjä tuoda omat juomat, tai onko saatavilla vaikkapa sauna.

Kaikkea ei tarvitse yrittää tehdä itse 

Usein juhlanjärjestäjän ajatuksena on tehdä itse ruuat, hakea juomat ja hoitaa vielä musiikkikin juhliinsa. Holmberg-Lehto muistuttaa, että kaikkea ei kuitenkaan kannata yrittää tehdä itse. Palveluita on nykyään saatavilla ja niitä kannattaa käyttää tarpeen mukaan. 

– Varsinkin jos juhlakalu itse on järjestämässä, hänen tehtävänsä on juhlia, nauttia päivästä ja vieraiden kanssa olemisesta. 

Hän nauraa tosin kompastuneensa samaan itsekin. Viime vuonna täyttäessään pyöreitä hän oli varannut juhlatilan ja visioinut sinne kaikkea, mitä ammattimaisen juhlasuunnittelijan mieleen vain voikaan juolahtaa – muun muassa katon täydeltä ilmapalloja. Lopulta hän oli havahtunut suunnitelmiensa suuruuteen: kuka tämän kaiken tekisi ja siivoaisi? 

– Juhlan järjestäjän on tärkeää miettiä se logistiikka, milloin ja millä viedään tavarat, milloin koristellaan ja siivotaan, ja onhan paikalla joku avaamassa ovia. 

Holmberg-Lehto toteaa myös juhlien jälkeisen suunnittelun tuppaavan unohtumaan. Juhlatavarat on kuitenkin saatava myös pois tilasta ja lainatut ja vuokratut tarvikkeet palautettava. 

– Ehdottomasti paras on, jos tilan saa koko viikonlopuksi, että pääsee perjantaina rauhassa tekemään ja sunnuntaina siivoamaan.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös juhlissa 

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty myös juhlia järjestettäessä. Holmberg-Lehto vinkkaa, että tilaisuuden aikatauluttamisen helpottamiseksi päivästä voi käydä myös mielikuvaharjoittelua: mitä tapahtuu, kun vieras tulee paikalle, ja miten paljon aikaa mikäkin osa juhlaohjelmasta vie? 

Yhdessäololle ja seurustelulle on hyvä varata aikaa, mutta turha odottelu latistaa helposti juhlatunnelman. Juhltasuunnittelija toteaa ihmisten arvostavan sitä, että ohjelma on soljuvaa ja illan kulku tiedossa. 

– Onko se sitten pöydissä ohjelmia, joissa kerrotaan mitä tapahtuu, tai seremoniamestari, joka kertoo mitä tapahtuu ja missä vieraiden odotetaan olevan.

Juhlien suunnittelussa olisi hyvä olla jokin punainen lanka, jota noudatetaan kutsuista ja koristeluista lähtien. Holmberg-Lehto kertoo sen helpottavan juhlanjärjestäjän omaa visiota ja siinä pysymistä. Etenkin kutsu tulee laatia niin, että vieraat tietävät, mitä odottaa – ja mitä heiltä odotetaan.

Tarjoiluihin panostaminen ei mene hukkaan 

Holmberg-Lehto muistuttaa kutsujen ja koristelujen kuvastavan tilaisuutta ja sen luonnetta.

– Jos ollaan kakkukahvijuhlissa, olisi kauniit valkoiset pöytäliinat, servietit ja ehkä viulumusiikkia, joka kertoo herkkyydestä. Ja jos haluat hyvät bileet, sitten samppanjat ja ilotulitukset voivat räiskyä heti kutsuissa, että tervetuloa vuosisadan bileisiin.

Juhlasuunnittelijan kokemuksen perusteella on vielä eräs asia, johon juhlissa erityisesti kannattaa panostaa: ruoka, ja tarjoilut ylipäätään. 

– Ihmiset muistavat yleensä aina ruoan; oliko se kylmää, kuumaa, oliko sitä riittävästi, Holmberg-Lehto kertoo. 

Toisena hän mainitsee juhlien valokuvauksen ja videokuvauksen. Ne voivat usein jäädä yksittäisen vieraan tai läheisen kontolle, jonka oma juhlinta jää sitten vähiin. Hän kehottaakin miettimään, voisiko kuvaustehtävään hankkia paikalle jonkun ulkopuolisen. Kuvat ja video ovat kuitenkin kaunis muisto tilaisuudesta niin juhlan järjestäjälle kuin vieraillekin, joten niistä ei kannata pihistellä. Myös erilaiset vieraskirjat ja tervehdykset ilahduttavat vielä pitkään jälkikäteen. 

Vältä yllätykset sopimalla asioista kirjallisesti 

Olipa kyseessä sitten catering, koristelut tai esiintyjät, Holmberg-Lehto suosittelee etsimään omaan tyyliin sopivat tekijät ja pyytämään tarjoukset aina kolmelta palveluntarjoajalta, jotta näitä voi vertailla.

Palveluista kannattaa sopia kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla. Näin on helppo tarkistaa, että asiat on tehty kuten sovittu ja loppusummakin sovitun mukainen. Myös peruutusehdot selviävät tarvittaessa sopimuksista. 

Esimerkiksi cateringin ja juhlatilan osalta tulee selvittää tarkasti, mitä kaikkea ne sisältävät: tuleeko mukana astiat, pöytäliinat tai henkilökuntaa, tai onko tilassa äänentoistoon tarvittavat laitteet. 

– Yleensä paikassa voi olla astiat, mutta ei pöytäliinoja ja serviettejä. Ne pitää vuokrata tai hankkia pitopalvelun kautta. Ja hyvin usein on, ettei seinille saa kiinnittää mitään tai kynttilöitä polttaa, Holmberg-Lehto kertoo.

Käytännöt kannattaa varmistaa ja sopia kirjallisesti jo ennakkoon: muun muassa milloin tilaan pääsee, monelta pitää poistua ja millaista siivousastetta vaaditaan. Ruuan säilytystä varten kannattaa varmistaa, että kylmätilaa on tarpeeksi saatavilla. 

– Ravintoloissa tietenkin aina se ravintola tarjoaa ruuan ja juoman, sinne ei voi omia viedä. Juhlatiloissa on vähän vaihtelevia käytäntöjä. Usein niihin saa viedä itse ruuat, mutta osalla voi olla oma catering, jota he käyttävät, ja sitten saa viedä omat juomat.

Musiikki luo juhlatunnelman

Musiikilla on todella suuri merkitys tunnelman luomisessa, Holmberg-Lehto muistuttaa. 

– Ihmiset vapautuvat, kun on musiikkia. Ruokailun aikanakin voisi olla taustamusiikkia. 

Jos illalle halutaan hyvät bileet ja tanssia, DJ tai bändi on hänen mukaansa hyvä vaihtoehto. Jos kaivataan rauhallisempaa tunnelmaa, esiintyjäksi voi harkita esimerkiksi trioa tai trubaduuria.

Holmberg-Lehto toteaa bändin yleensä kertovan, mitä he tarvitsevat tilan ja esimerkiksi sähköjen osalta. Juhlan järjestäjän ei siis tarvitse miettiä kuin bändin sijoittelua: onko juhlatilassa lava, jolla bändi voi soittaa, vai sijoitetaanko heidät johonkin kulmaan tai nurkkaukseen? 

Hän kehottaa huomioimaan myös tilan akustiikan, ja onko tarkoitus seurustella vai tanssia. Bändin saavuttua paikalle on mielekkäämpää keskittyä tanssiin eikä seurusteluun. 

– On bändillekin kurjaa, jos ihmiset eivät tanssi.

Soittajillekin on lisäksi hyvä varata tilaisuuteen ruokaa ja juomaa. Usein bändi tarvitsee myös tavaroilleen jonkin takahuoneen, jossa he voivat viettää aikaa ennen osuuttaan illasta.

Juhlat saavat olla järjestäjänsä näköiset

Holmberg-Lehto huomauttaa, että vieraat ja heidän viihtymisensä on toki tärkeää huomioida: ruokatarjoiluissa on hyvä muistaa vieraiden mahdolliset ruokarajoitteet ja musiikkivalinnoissa myös muiden mieltymykset. Epäonnistumista on kuitenkin turha pelätä. Juhlat saavat aina olla järjestäjänsä näköiset. 

– Ei tarvitse oikeasti olla mitään järisyttävän suurta. Elämä on elettäväksi, ja siihen kuuluvat juhlat ja ihmiset ja ystävät.

Esimerkiksi syntymäpäiväjuhlat voi järjestää läheisten kesken vaikka nyyttäriperiaatteella, jossa lahjojen sijaan kukin vieraista tuo jotain tarjottavaa. 

– Pienelläkin budjetilla voi järjestää. Monesti esimerkiksi koristeluja voi vuokrata tai lainata. 

Hän huomauttaa koristeita löytyvän myös luonnosta, kunhan käyttää mielikuvitusta. Inspiraatiota voi hakea esimerkiksi Pinterestistä, joka on suorastaan ehtymätön ideapankki. 


Teksti: Mari Pihlajaniemi
Kuva: Freepik