Kesä tuo tullessaan valmistumisjuhlat, rippijuhlat, häät, syntymäpäivät, sukukokoukset. Monen kalenteri on jo alkanut täyttyä erilaisista juhlakutsuista. Ja oli juhlan aihe tai teema mikä hyvänsä, valoisa kesä on tavalla tai toisella sen ainutlaatuinen näyttämö.

Vietetäänpä juhlia paviljongissa, hotellissa, laivan kannella, nuorisoseurantalolla, mökillä tai kotona, kesä sävyttää tapahtuman aina omalla tunnelmallaan. Se voi olla sateen tuoksu, keskiyön auringonpaiste, elokuun kuutamo – jokin luonnon kosketus suomalaiseen kesäjuhlaan liittyy aina, ja se on niin kuin olla pitää. Kesällähän me haluamme juhlia. Ja juuri siksi, halusimme tai emme, joudumme ottamaan huomioon myös kesän hankaluudet kaiken ihanuuden keskellä.

Typistä ongelmat varautumalla

Ulkona pidettävissä juhlissa kannattaa miettiä kaikki alusta alkaen siltä kannalta, että voi sataa tai olla paahtava helle. Tarjoilupöydät on hyvä sijoittaa aina katon alle, mutta juhlaväellekin pitäisi olla tarjolla suojaa. Telttoja ja katoksia saa vuokrata erilaisista juhlatarvikepalveluista, ellei niitä omista tai saa tutuilta lainaksi. 

Hyönteisistä voi saada epämieluisaa seuraa varsinkin mökki- ja rantajuhliin. Suomalaiset ovat yleensä kokeneita kesäjuhlijoita ja osaavat tarpeen tullen varautua sateeseen ja hyttysiin jo juhliin lähtiessään. On silti kohteliasta auttaa vieraita selviytymään, jos on odotettavissa, että ötököistä on kiusaa. Hyttyssavujen ja -kynttilöiden ohella on saatavissa mekaanisia laitteita, joilla niitä voi karkottaa, ja telttojen viihtyisyyttä voi lisätä käyttämällä niissä hyttysverkkoja. Ne eivät vahingoita luontoa, ja puhtaanvalkoiset harsomaiset verhot voivat olla kauniitakin – onhan mahdollista muokata sää- ja hyttysuojat osaksi juhlakoristelua.

Ajoissa mukaan juhlaruuhkaan

Kesä on lyhyt ja siksi tiivis juhlakausi. Siksi on tärkeää ryhtyä kaikkiin toimiin hyvissä ajoin, sillä monet muutkin haluavat varata samoja palveluja ja tarvikkeita.

Hää- ja juhlasuunnittelukoulutuksen pääkouluttaja Eija Holmberg-Lehto neuvoo aloittamaan varaamisen ja lähettämään kutsut heti kun se on mahdollista, mielellään jo puoli vuotta etukäteen. Hääjuhlien tapauksessa tilavarauksia täytyy tehdä jopa vuotta tai kahta aikaisemmin. Toisinaan voi olla vaikeaa saada oma juhla mahtumaan suvun ja ystäväpiirin ohjelmaan, koska kesäisiä viikonloppuja on vain rajallinen määrä. Holmberg-Lehto ehdottaa vaihtoehtoa, joka voi olla parempi, kuin miltä kuulostaa.

– Jos kesä näyttää toivottoman tiukalta, kannattaa miettiä syksyä. Se on yllättävän hyvä aika järjestää juhlia, aikaa ja tilaa yleensä riittää, ja oikealla koristelulla ja valaistuksella syysjuhlista saa todella tunnelmalliset, hän sanoo.

Juhlasuunnittelija on juhlistamisen ammattilainen

Nykyään juhlasuunnittelun ammattilaisia käytetään yhä enemmän apuna muidenkin kuin hääjuhlien järjestämisessä. Suomesta löytyy kotimaassa koulutettuja tekijöitä, sillä helsinkiläinen AJK-Jatkokoulutus on tarjonnut vuodesta 2022 asti hää- ja juhlasuunnittelijan ammatillista koulutusta, joka toteutetaan monimuoto-opetuksena ja kestää noin neljä kuukautta. Päättötyönä suunnitellaan kokonainen hääjuhla. Koulutussuunnittelija Merita Ikonen kertoo, että osalle opiskelijoista koulutus on avannut tien yksityisyrittäjyyteen.

Juhlasuunnittelijan hyödyntäminen on käyttökelpoinen vaihtoehto erityisesti silloin, jos järjestettävänä on isot ja vaativat juhlat, eivätkä omat taidot, aika tai tukiverkot tunnu riittävän.

Ammattilaisen läsnäolo helpottaa esimerkiksi tarjoilun suunnittelua kymmenille tai sadoille ruokailijoille, sopivien esiintyjien etsimistä ja varaamista ja muita sellaisia asioita, joita tavallisessa elämässä tehdään harvoin.

Pääkouluttaja Eija Holmberg-Lehto kertoo järjestäneensä häiden lisäksi muun muassa ylioppilas- ja syntymäpäiväjuhlia sekä yritysten juhlia. Hän toteaa, että sekä ihmisten vaatimukset että maksuvalmius ovat kasvaneet, ja samaa vauhtia on lisääntynyt kiire työssä ja vapaa-ajalla. 

Juhlasuunnittelijan käyttö maksaa keskimäärin saman verran, kuin muidenkin juhlapäivinä työskentelevien ammattilaisten. Koko juhlat kattava suunnittelupaketti voi maksaa tuhansia euroja, ja suunnittelijan tuntihinta liikkuu yleensä noin 50 – 100 euron välillä. Holmberg-Lehto varoittaa luottamasta liikaa yleisiin arvioihin, sillä hinnoissa on suuria eroja. Ne vaihtelevat jonkin verran paikkakunnittainkin – ja lopulta hinnoittelu on aina yrittäjän oma valinta. Juhlasuunnittelijaa voi kuitenkin hyödyntää myös pienemmällä budjetilla. On mahdollista saada pelkkä suunnittelijan konsultaatio, joka maksaa yleensä pari- kolmesataa euroa.

– Se auttaa jo välttämään pahimmat karikot, ja siitä saa hyviä vinkkejä, Holmberg-Lehto muistuttaa.

Hän suosittelee pyytämään tarjousta aina kahdelta tai kolmelta yrittäjältä ennen suunnittelijan valintaa. Lisäksi on hyvä tutkia tarjokkaiden taustoja ja muiden asiakkaiden kokemuksia, jotta löytää luotettavan ja kokeneen tekijän.

Kokonaiseen suunnittelupakettiin voi sisällyttää melkein mitä vain riippuen asiakkaan toiveista ja suunnittelijan vahvuuksista. Suunnittelija hoitaa haluttaessa kaiken koristelusta ja tarjoilusta esiintyjiin ja valokuvaukseen; hän toimii juhlan juontajana, selvittää mahdollisuuksien mukaan viime hetken ongelmatilanteet ja jopa siivoaa. On silti hyvä muistaa jo sopimusta laadittaessa, että yhtä asiaa suunnittelija ei koskaan tee, nimittäin päätöksiä.

– Juhlasuunnittelija auttaa asiakastaan kaikin tavoin löytämään vaikkapa luotettavia esiintyjävaihtoehtoja, mutta hän ei tee lopullista valintaa eikä allekirjoita sopimuksia. Lopullinen päätös on aina asiakkaan oma, Eija Holmberg-Lehto muistuttaa.

Asiantuntijat:

Koulutussuunnittelija, Vuoden häävaikuttaja 2023 Merita Ikonen, AJK-koulutus

AJK:n pääkouluttaja, hää- ja juhlasuunnittelija
Eija Holmberg-Lehto

www.martat.fi : Juhlasuunnittelu 

Juhla kotona

• Aloita ajoissa. Lähetä kutsut heti, kun aika ja paikka on tiedossa.

• Suunnittele huolella. Aloita listaamalla tärkeimmät toiveet ja tavoitteet.

• Laadi juhlavalmisteluille aikataulu ja työjärjestys.

• Päätä juhlatilat ja juhlan aikataulu. Esimerkiksi, käytetäänkö kaikkia kodin tiloja vai osaa niistä; kutsutaanko vieraat yhtä aikaa vain porrastetusti jne.

• Varaa esiintyjät ajoissa ja sovi aina kirjallisesti esitysten hinta, kesto ja aikataulu. Selvitä, tarvitseeko esiintyjä oman tilan esityksen valmistelua ja taukoja varten.

• Varaa ajoissa pitopalvelu ja juhlasuunnittelija, jos haluat käyttää niitä. Jos sinun tarvitsee vuokrata telttoja, katoksia tai pihakalusteita, varaa nekin ajoissa. Monet yhdistykset kuten Martat ja Maa- ja kotitalousnaiset vuokraavat astiastoja ja muitakin juhlatarvikkeita, mutta kesällä niillä on paljon kysyntää, joten toimi ajoissa.

• Suunnittele tarjoilu. Jos et käytä pitopalvelua, mieti, mitä voi valmistaa itse ja mitä kannattaa ostaa valmiina. Jos haluat pitopalvelun, päätä, haluatko sieltä koko tarjoilun vai osan siitä. Pitopalveluilla on erilaisia vaihtoehtoja asiakkaiden tarpeiden mukaan.

• Mieti jo tässä vaiheessa ruokien säilyttämistä – riittääkö kylmä tila, mahtuvatko isot kakut jääkaappiin, missä juomat jäähdytetään ym. Löytyisikö tutuilta lainaksi jääkaappia tai kylmälaukkuja?

• Laske astioiden ja aterimien riittävyys. Arvioi, pitäisikö vuokrata tai lainata niitä lisää tai käyttää osassa tarjoilua kertakäyttöastioita. Tee sama laskenta myös istuimille.

• Mieti, miten tiloista saa mahdollisimman helppokulkuiset ja toimivat isolle joukolle. Usein helpottaa, jos osa kodin arkisista käyttötavaroista ja koriste-esineistä raivataan kokonaan pois juhlatiloista. 

• Varaudu juhlapäivän kulkuun. Varaa kukkamaljakoita ja kukkien käärepapereille oma roskakori. Raivaa tilaa vieraiden takeille, laukuille, sateensuojille ja vaihtokengille. Päättäkää etukäteen, kuka tarjoaa alkumaljat, kuka huolehtii, että wc-tilat pysyvät siisteinä, kuka katsoo, että noutopöydässä riittää tarjottavaa jne.

• Kaunista tila, toisin sanoen siivoa se. Juhlakoristelu pääsee parhaiten oikeuksiinsa tilassa, joka on puhdas, järjestyksessä ja tarpeeksi väljä. 

• Laadi teeman mukainen koristelu, jos juhlissa on teema. Muuten yksinkertaisuus on koristelussakin kauneutta. Yhdenmukaiset pöytäliinat – vaikka tabletit tai lautasliinat –  sekä pienet kukka-asetelmat tai led-tuikut tavallisiin juomalaseihin asetettuna riittävät somistamaan kahvipöytiä. 

• Hyödynnä luonnonkukkia ja vihreitä oksia!

• Käytä koristelussa ja sisustamisessa ensin mielikuvitusta, sitten vasta rahaa. Jopa roskille ja käytetyille astioille varattavat astiat voi suunnitella hauskan näköisiksi. Hyödynnä vanhoja koreja, paperikasseja ym. ja somista ne juhlan tyylin mukaisesti.

• Lisää itsesi työlistaan! Vaikka päivänsankari olisi joku muu, juhlien laittaja ansaitsee oman ajan laittautumista varten. Merkitse yhteiseen aikatauluun itsesi kannalta tärkeät asiat, kuten kampaajalla käynti ja juhlapuvun hankkiminen – tai vaikka rentoutumis- ja mietiskelyhetki.

• Muista, että täydellisyyteen ei tarvitse yltää. Vieraat eivät tiedä, mitkä tavoitteistasi jäivät toteutumatta. 

Teksti: Ulla Sirén
Kuva: Freepik